Produtividade nas Reuniões

Atualmente, reuniões mal conduzidas, assim como o excesso de reuniões desnecessárias são um dos motivos que levam o fracasso na produtividade coletiva do mundo corporativo. Entretanto, as reuniões são inevitáveis neste ambiente, assim como no acadêmico e no doméstico.

Uma condução efetiva, além de destacar as características pessoais, permite que a sua produtividade e a da equipe aumentem consideravelmente para que a empresa atinja os resultados esperados.

Alguns elementos básicos são essenciais na organização e participação de reuniões:

1° Identifique o objetivo da reunião.
Reuniões sem um objetivo determinado parecem ser inúteis. Ao estabelecer um objetivo, seus participantes passam a vê-la com mais importância e o comparecimento é maior.

2° Prepare adequadamente.
Além de saber o objetivo da reunião, os participantes devem saber exatamente que informações precisam um do outro. Isto reduz o tempo das reuniões, e mais, os participantes não perdem tempo juntando informações de que ninguém vai precisar.

3° Mantenha a reunião sob controle.
O presidente da reunião deve seguir uma agenda. As comunicações devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido.

4° Seja decisivo.
As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação determinados.
Em cada decisão tenha identificados:
a. O que deve ser feito.
b. Quem deve fazer.
c. Quando deve ser feito.

5° Distribua rapidamente a ata da reunião e mantenha as decisões tomadas.
As atas costumam demorar de dois a três dias para serem distribuídas depois da reunião, o que pode fazer com que as decisões apresentadas não sejam reconhecidas pelos membros. Designe uma secretária para fazer as anotações em um laptop durante a reunião, desta forma os participantes vão poder ler o que foi anotado, opinar e fazer as correções necessárias na hora.